Просроченная дебиторка в IT-компании почти всегда рождается до выставления счёта: в договоре без этапов оплаты, в акте приёмки без сроков и в отсутствии человека, который отвечает за деньги после продажи. Защита — предоплата и оплата по этапам, акт с автоматической приёмкой, платёжный календарь по каждому клиенту и лестница напоминаний, где тон и участники меняются по заранее оговорённым дням.
Почему это проблема продаж, а не бухгалтерии
Выручка в отчёте и деньги на счёте — разные вещи. IT-компания может выполнять план продаж и при этом не платить зарплату вовремя, потому что клиенты оплачивают через 60–120 дней после отгрузки. Для интегратора, который сам закупает лицензии у дистрибьютора с отсрочкой в 30 дней, разница между этими сроками — кассовый разрыв, который закрывается кредитом или задержкой выплат.
Большая часть проблем закладывается на этапе сделки: продавец соглашается на постоплату «чтобы не терять клиента», не узнаёт, как устроен платёжный процесс у заказчика, и не включает в договор понятный механизм приёмки. Поэтому управление дебиторкой начинается с продавца, а не с бухгалтера.
Где рождается просрочка
| Источник | Как выглядит | Что делать до подписания |
|---|---|---|
| Договор | Оплата 100% после завершения проекта | Аванс и оплата по этапам с понятными результатами |
| Приёмка | Акт неделями лежит на подписи | Срок рассмотрения акта и автоматическая приёмка при молчании |
| Документы | Счёт отклонён из-за реквизитов или номера договора | Шаблон счёта, согласованный с бухгалтерией клиента |
| Платёжный процесс клиента | Платёжные дни раз в месяц, согласование у трёх людей | Узнать порядок оплаты в рамках бумажного процесса сделки |
| Ответственность | После продажи за деньги не отвечает никто | Владелец дебиторки по каждому клиенту |
Отдельно о приёмке. Если договор не задаёт срок рассмотрения акта и последствия молчания, клиент формально может не подписывать его бесконечно. Подробно — в материале об акте приёмки.
Условия оплаты, которые защищают кассу
| Модель | Когда подходит | Риск для поставщика |
|---|---|---|
| 100% предоплата | Лицензии, подписки, небольшие суммы | Минимальный |
| Аванс 30–50% и остаток по приёмке | Проекты внедрения до нескольких месяцев | Средний, зависит от приёмки |
| Оплата по этапам | Длинные проекты с понятными результатами этапов | Низкий при чётких критериях этапов |
| Ежемесячная оплата | Поддержка, аутсорсинг, команда по времени | Низкий при коротком сроке оплаты |
| Постоплата | Крупные заказчики с жёсткими процедурами | Высокий: нужен запас ликвидности и контроль |
Если клиент настаивает на постоплате, обменяйте уступку на уступку: более высокая цена, короткий срок оплаты после акта, автоматическая приёмка, неустойка за просрочку. Правило переговоров о деньгах — ни одна уступка не бесплатна.
Платёжный календарь и владелец дебиторки
У каждого клиента с отсрочкой должен быть ответственный за деньги — обычно аккаунт-менеджер, который знает людей у заказчика, — и платёжный календарь: какие счета, на какие суммы, когда ожидаются. Календарь сводится в общую таблицу или раздел CRM, и раз в неделю руководитель смотрит три вещи: что должно прийти на этой неделе, что просрочено, что под риском.
Под риском — счета, по которым нет подписанного акта за пять рабочих дней до срока, изменился контакт у клиента или пришли сигналы о проблемах с бюджетом. Такие счета обсуждают до наступления просрочки.
Лестница напоминаний
Напоминания работают, когда они предсказуемы и не превращаются в личный конфликт. Лестница договаривается внутри компании заранее: в какой день, кто и каким тоном пишет.
| День относительно срока | Кто | Действие |
|---|---|---|
| За 5 дней | Аккаунт-менеджер | Вежливое напоминание и проверка, что счёт в работе |
| День оплаты | Бухгалтерия | Уведомление о сроке |
| +3 дня | Аккаунт-менеджер | Звонок контакту: есть ли препятствие |
| +10 дней | Руководитель продаж | Письмо руководителю со стороны клиента |
| +20 дней | Финансовый директор | Официальное письмо, пауза новых работ по договору |
| +45 дней | Юрист | Претензия по договору |
Пауза работ и претензия — крайние меры, и их условия должны быть в договоре. Подробно о досудебной претензии — в отдельном материале раздела «Право».
Какие показатели смотреть
| Показатель | Как считать | Что показывает |
|---|---|---|
| DSO — средний срок инкассации | Дебиторская задолженность / выручка за период × число дней | Сколько дней в среднем деньги идут от счёта до оплаты |
| Доля просроченной дебиторки | Просроченная / вся дебиторская задолженность | Качество платёжной дисциплины |
| Старение долга | Распределение долга по корзинам: до 30, 31–60, 61–90, свыше 90 дней | Где риск невозврата |
| Концентрация | Доля крупнейшего должника в дебиторке | Зависимость кассы от одного клиента |
Пример
Интегратор из Алматы продавал проекты с постоплатой крупным заказчикам и к концу года держал дебиторку на уровне трёх месячных выручек. Разбор показал, что в половине случаев акты подписывались через месяц после завершения работ. Компания поменяла три вещи: ввела аванс 30% во всех новых договорах, добавила пункт об автоматической приёмке через десять рабочих дней и назначила аккаунт-менеджеров владельцами дебиторки с частью бонуса за поступление денег, а не за подписание договора. Через два квартала средний срок инкассации сократился почти вдвое.
Типичные ошибки
- Бонус продавца за подписание, а не за деньги. Продавец не заинтересован в условиях оплаты.
- Работа продолжается при долге. Чем больше сделано без оплаты, тем слабее позиция поставщика.
- Эмоциональные напоминания. Конфликт с контактом там, где нужен процесс.
- Нет данных о платёжном процессе клиента. Сроки оплаты становятся сюрпризом.
Что забрать с собой
- Просрочка рождается в договоре и приёмке, а не в бухгалтерии.
- Аванс, этапы и автоматическая приёмка — главная защита кассы.
- У каждого клиента должен быть владелец дебиторки и платёжный календарь.
- Лестница напоминаний договаривается заранее и не зависит от настроения.
- Смотрите DSO, долю просрочки и старение долга каждую неделю.
Что делать, если клиент — госструктура с постоплатой?
Учитывать срок в цене и плане денежных потоков, заранее знать порядок оплаты и требования к документам, держать запас ликвидности.
Можно ли останавливать работы при просрочке?
Только если это предусмотрено договором. Без такого условия пауза может стать нарушением с вашей стороны.
Кто должен отвечать за дебиторку — продажи или финансы?
Процесс ведут финансы, а отношения и раннее предупреждение — аккаунт-менеджер. Работает связка, а не одна сторона.