Стоимость Amazon Quick считается не по числу сотрудников, и это главная ошибка при планировании бюджета. Лицензия на пользователя — только часть счёта. Вторая часть — фиксированная плата за аккаунт на старших тарифах. Третья, и самая непредсказуемая, — агентские часы: время работы агентов и исследований метризовано, и сверх включённого объёма действуют доплаты. Компания, посчитавшая только первую часть, получит счёт вдвое больше ожидаемого.
Из чего складывается счёт
Три составляющие, и только первая очевидна.
Плата за пользователя. От нуля на бесплатном тарифе до сорока долларов в месяц на корпоративном. Здесь же нюанс, который часто теряется: у ряда тарифов две цены — при годовой оплате и при помесячной, и разница составляет двадцать пять процентов.
Плата за аккаунт. На тарифах Professional и Enterprise к цене за пользователя добавляется двести пятьдесят долларов в месяц за сам аккаунт независимо от числа людей. Для команды из десяти человек это удваивает счёт, для сотни — почти не заметно. Отсюда следует, что старшие тарифы экономически бессмысленны на малых командах.
Агентские часы и хранилище. В тариф включён определённый объём работы агентов и исследований. Сверх него — три доллара за агентский час, шесть за час исследования, пять долларов за гигабайт индексного хранилища в месяц.
Пять тарифов
| Тариф | За пользователя | За аккаунт | Ключевое отличие |
|---|---|---|---|
| Free | $0 | — | Чат, исследование, пространства, простые процессы |
| Plus | $20 годовая / $25 помесячная | — | Общие пространства, свои агенты, расширения браузера |
| Max | $100 годовая / $125 помесячная | — | Расширенный объём для интенсивного использования |
| Professional | $20 | $250/мес | Бизнес-аналитика, единый вход, ролевая модель |
| Enterprise | $40 | $250/мес | Quick Automate, создание дашбордов, больший лимит агентских часов |
Расчёт на сто человек
Возьмём компанию, где сто сотрудников должны получить доступ. Типичная ошибка — умножить сто на сорок и получить четыре тысячи долларов в месяц. Реальный расчёт сложнее и в большинстве случаев дешевле, если подойти к нему грамотно.
Ошибка первая: всем один тариф. Из ста человек полноценно с агентами и аналитикой работают обычно единицы. Остальным нужен чат, поиск по документам и простые процессы — то есть бесплатный или младший тариф.
Разумная раскладка выглядит примерно так: пятнадцать человек на корпоративном тарифе (те, кто строит агентов и автоматизацию), двадцать пять на Professional (аналитика и отчётность), остальные шестьдесят на бесплатном или Plus по потребности.
Считаем: пятнадцать по сорок долларов — шестьсот; двадцать пять по двадцать — пятьсот; плата за аккаунт двести пятьдесят. Итого около тысячи трёхсот пятидесяти долларов в месяц против четырёх тысяч при раскладке «всем корпоративный». Разница втрое.
Как оценить агентские часы до внедрения
- Опишите сценарий по шагам. Сколько систем задействовано, сколько объектов обрабатывается за прогон, как часто запускается.
- Замерьте на пилоте. Запустите один сценарий на реальных данных в течение недели и посмотрите фактическое потребление. Это единственный надёжный способ.
- Умножьте на частоту и число сценариев. Полученную цифру заложите с запасом: первые месяцы потребление обычно выше, потому что сценарии дорабатываются.
- Отдельно посчитайте исследования. Час исследования стоит вдвое дороже агентского. Регулярный отчёт по конкурентам, который казался мелочью, может оказаться заметной статьёй.
Три статьи расходов, которых нет в прайсе
Наведение порядка в данных. Помощник по документам работает ровно настолько хорошо, насколько актуальны документы. Аудит и чистка базы знаний — это недели работы людей, и её никто не закладывает. При этом без неё внедрение даёт уверенно неверные ответы, что хуже, чем отсутствие внедрения.
Согласование доступов. Подключение каждой корпоративной системы проходит через службу безопасности. В крупной компании это занимает от недель до месяцев и требует времени ваших людей. На этапе планирования этот срок обычно недооценивают вдвое.
Поддержка того, что построили. Агент, ходящий по интерфейсу стороннего портала, ломается при изменении вёрстки. Процесс, завязанный на структуру данных в учётной системе, ломается при её обновлении. Заложите постоянное время на сопровождение — иначе через полгода половина автоматизаций молча перестанет работать.
Когда это не окупается
- Компания меньше двадцати-тридцати человек. Плата за аккаунт на старших тарифах съедает экономику, а без старших тарифов нет автоматизации.
- Процессы не описаны. Автоматизировать разнобой значит ускорить разнобой и заплатить за это.
- Нет человека, отвечающего за платформу. Внедрение без владельца перестаёт развиваться через квартал, а подписка продолжает списываться.
- Задача решается правилами. Если процесс укладывается в набор условий, обычный конструктор автоматизации дешевле и предсказуемее агента.
Как построить разговор с финансовым директором
Не с цены за пользователя, а с расчёта по одному сценарию. Возьмите процесс, который сейчас делается руками, посчитайте часы и стоимость этих часов, посчитайте стоимость того же процесса на платформе с учётом агентских часов, сравните.
Пример конструкции. Сверка документов занимает у двух человек по два дня в месяц — это тридцать два часа. Стоимость этих часов посчитайте по своим ставкам. Автоматизация того же процесса потребляет условно двадцать агентских часов в месяц, то есть шестьдесят долларов сверх лимита, плюс доля лицензий. Разница и есть предмет разговора.
Такой расчёт выигрывает у любой презентации, потому что финансовый директор видит свои цифры, а не чужие проценты экономии. И он же честно покажет, если сценарий не окупается — а это тоже результат, и лучше получить его до внедрения.
Оговорка
Частые вопросы
Считайте от объёма автоматизируемой работы, а не от числа сотрудников, и раскладывайте людей по тарифам, а не выдавайте всем старший. Две эти вещи меняют итоговый счёт в разы — и обе делаются до подписания, а не после первого счёта с превышением.